Te druk op dinsdag en leeg op vrijdag? Lees hoe organisaties medewerkers slimmer kunnen spreiden over de kantoorweek bij hybride werken.
Dinsdag en donderdag zijn voor veel medewerkers vaste kantoordagen. De vergaderingen worden gepland, collega's spreken af om samen te werken en de koffiecorners lopen vol.
Op maandag, woensdag en vrijdag ziet dat er vaak heel anders uit.
Waar het kantoor op dinsdag soms uitpuilt en vergaderruimtes schaars zijn, blijven werkplekken op andere dagen grotendeels leeg. Tegelijkertijd staan medewerkers juist op de populairste kantoordagen in de file of in volle treinen.
Dat patroon is inmiddels zo herkenbaar dat onderzoekers spreken over de ‘kameel van de week’: twee duidelijke pieken in de kantoorbezetting op dinsdag en donderdag.
Volgens cijfers van het Center for People and Buildings (CFPB) gaat 65% van de kantoormedewerkers op dinsdag naar kantoor en 63% op donderdag. Op vrijdag is dat slechts 19%. Hybride werken heeft medewerkers meer vrijheid gegeven om te bepalen waar zij werken, maar die individuele keuzes blijken opvallend vaak tot hetzelfde resultaat te leiden: iedereen kiest dezelfde dagen. (Center for People and Buildings, 2024).
Dat roept een interessante vraag op voor werkgevers en HR-professionals. Niet: hoe krijgen we medewerkers weer naar kantoor?
Maar: hoe zorgen we ervoor dat medewerkers op een slimme manier verspreid naar kantoor komen, zonder dat dit ten koste gaat van de vrijheid die hybride werken juist zo aantrekkelijk maakt?
Dat medewerkers massaal op dezelfde dagen naar kantoor komen, is eigenlijk niet zo vreemd.
Voor veel kenniswerkers heeft het kantoor sinds de opkomst van hybride werken een andere functie gekregen. Individueel en geconcentreerd werk kan vaak prima thuis worden gedaan. Naar kantoor gaan doen medewerkers vooral voor overleg, samenwerking, ontmoeting en informeel contact met collega's.
Het probleem is alleen dat iedereen vanuit dezelfde gedachte redeneert.
Als ik naar kantoor ga, wil ik dat mijn collega's er ook zijn.
En dus worden dinsdag en donderdag de logische keuzes.
Het CFPB beschrijft dat hybride werken dit patroon verder heeft versterkt. De combinatie van deeltijdwerk, 36-urige werkweken, vaste vrije dagen en thuiswerken zorgt ervoor dat maandag, woensdag en vrijdag voor veel medewerkers minder aantrekkelijke kantoordagen zijn. Wanneer medewerkers vervolgens maar één of twee dagen per week op kantoor werken, kiezen zij bij voorkeur de dagen waarop de kans het grootst is om collega's te ontmoeten.
Daarmee ontstaat een interessante paradox.
Medewerkers komen naar kantoor om elkaar te ontmoeten. Maar wanneer iedereen dat tegelijkertijd doet, kan het kantoor juist zo druk worden dat de werkomgeving minder prettig en effectief wordt.
Een hoge bezetting klinkt misschien als goed nieuws. Het kantoor wordt gebruikt en medewerkers ontmoeten elkaar.
Toch betekent meer mensen op kantoor niet automatisch dat er ook beter wordt samengewerkt.
Het CFPB wijst erop dat de ervaring van een druk kantoor niet alleen wordt bepaald door het aantal aanwezige medewerkers. Ook de inrichting, beschikbare voorzieningen, activiteiten en verwachtingen van medewerkers spelen een rol.
Een overvolle kantoordag kan bijvoorbeeld leiden tot:
Tegelijkertijd staan op rustige dagen grote delen van hetzelfde kantoor leeg.
Dat heeft niet alleen gevolgen voor de employee experience. Het kan ook leiden tot inefficiënt gebruik van kantoorruimte, energie en faciliteiten.
De vraag is daarom niet alleen hoeveel dagen medewerkers op kantoor werken. Minstens zo interessant is wanneer zij dat doen.
Een logische oplossing lijkt eenvoudig: vraag medewerkers om vaker op maandag, woensdag of vrijdag naar kantoor te komen.
In de praktijk blijkt gedrag veranderen alleen minder eenvoudig.
In een recente analyse over de drukte op kantoor zegt gedragsdeskundige Liza Luesink: “We zijn echt kuddedieren en willen er graag bij horen.” Juist omdat dinsdag voor veel medewerkers inmiddels de norm is geworden, vraagt het bewust afwijken daarvan om een extra inspanning.
Dat laat zien waarom alleen een algemene oproep waarschijnlijk weinig verandert.
Wanneer een organisatie zegt dat medewerkers zich meer moeten verspreiden, kan iedereen denken: goed idee, maar ik wil natuurlijk wel op kantoor zijn wanneer mijn eigen team daar ook is.
Gedrag verandert pas echt wanneer medewerkers weten wat er van hen verwacht wordt én wanneer zij erop kunnen vertrouwen dat anderen dezelfde afspraken maken.
Daar ligt een belangrijke rol voor teams en leidinggevenden.
Een organisatiebrede regel als “kom meer verspreid naar kantoor” klinkt logisch, maar is voor medewerkers lastig te vertalen naar de dagelijkse praktijk.
Teams weten vaak zelf het beste wanneer fysieke samenwerking waarde toevoegt. Het kan daarom effectiever zijn om afspraken niet alleen centraal op te leggen, maar teams samen verantwoordelijkheid te geven voor hun aanwezigheid.
Bespreek bijvoorbeeld:
Het doel hoeft daarbij niet te zijn dat iedereen op exact dezelfde dag aanwezig is.
Juist binnen grotere organisaties kan het helpen wanneer verschillende teams bewust andere kantoordagen kiezen. Zo ontstaat spreiding, terwijl medewerkers nog steeds op de dagen komen waarop samenwerking daadwerkelijk waarde toevoegt.
Leidinggevenden hebben vaak meer invloed op kantoorpatronen dan zij zelf beseffen.
Wanneer belangrijke vergaderingen standaard op dinsdag worden gepland, ontstaat vanzelf een aanzuigende werking. Medewerkers willen bij die gesprekken aanwezig zijn en plannen vervolgens hun overige afspraken op dezelfde dag.
Ook de zichtbaarheid van het management speelt mee.
Als medewerkers weten dat de directie altijd op dinsdag aanwezig is, kan die dag ongemerkt uitgroeien tot dé dag waarop iedereen naar kantoor wil.
Een interessante oplossing is daarom om juist ook naar het gedrag van leiders te kijken.
Plan belangrijke bijeenkomsten bijvoorbeeld bewust op verschillende dagen. Zorg dat leidinggevenden niet allemaal dezelfde vaste kantoordagen hanteren en laat teams zien dat samenwerking niet alleen op dinsdag of donderdag mogelijk is.
Leiderschap gaat in hybride werken namelijk niet alleen over het maken van regels. Het gaat ook over het voorbeeld dat medewerkers dagelijks zien.
Sommige organisaties proberen medewerkers te verleiden met gratis lunches, borrels of andere extra's op rustige kantoordagen.
Dat kan tijdelijk werken, maar de vraag is of medewerkers daardoor structureel hun gedrag veranderen.
Een aantrekkelijkere aanpak is om rustige dagen een duidelijke functie te geven.
Denk bijvoorbeeld aan:
Zo wordt een woensdag of vrijdag niet aantrekkelijk vanwege een gratis lunch, maar omdat er daadwerkelijk iets gebeurt waarvoor medewerkers naar kantoor willen komen.
Dat sluit ook aan bij een belangrijke ontwikkeling binnen hybride werken: medewerkers hoeven niet naar kantoor te komen omdat het kantoor open is. Zij komen wanneer de fysieke werkomgeving waarde toevoegt aan het werk dat zij doen.
Een van de grootste voordelen van hybride werken is autonomie.
Medewerkers kunnen beter bepalen waar zij productief zijn en hoe zij werk combineren met hun privéleven. Die vrijheid zomaar vervangen door een vaste aanwezigheidsplicht kan weerstand oproepen en voorbijgaan aan de voordelen die hybride werken juist heeft gebracht.
Tegelijkertijd kan volledige individuele vrijheid leiden tot een collectief probleem.
Wanneer iedereen uitsluitend kiest op basis van persoonlijke voorkeur, kan het resultaat zijn dat sommige dagen overvol zijn en andere dagen vrijwel leeg.
Daarom vraagt hybride werken om een nieuwe balans tussen autonomie en afstemming.
Medewerkers hoeven niet elke week volgens een centraal rooster te werken. Wel helpt het wanneer teams afspraken maken over momenten waarop fysieke aanwezigheid voor de samenwerking belangrijk is.
Vrijheid werkt het beste wanneer medewerkers ook begrijpen wat hun keuzes betekenen voor collega's.
Organisaties hoeven niet te gokken waar het probleem zit.
Veel kantoren beschikken inmiddels over gegevens over bezetting, vergaderruimtegebruik en aanwezigheid. Die informatie kan helpen om patronen zichtbaar te maken.
Maar cijfers alleen lossen het kamelenprobleem niet op.
Het is minstens zo belangrijk om medewerkers te vragen waarom zij op bepaalde dagen naar kantoor komen.
Misschien blijkt dat iedereen op dinsdag aanwezig wil zijn vanwege een vast teamoverleg. Of dat woensdag rustig is omdat medewerkers denken dat hun collega's er toch niet zijn.
Juist die aannames kunnen een patroon jarenlang in stand houden.
Door bezettingsdata te combineren met gesprekken binnen teams ontstaat een veel beter beeld van wat er werkelijk speelt. Pas daarna kun je bepalen welke afspraken of interventies passend zijn.
De oplossing voor een leeg kantoor op vrijdag is niet automatisch om medewerkers te verplichten om vaker aanwezig te zijn.
Recent onderzoek van het CFPB laat zien dat een richtlijn voor een verplicht aantal kantoordagen het gesprek over aanwezigheid op gang kan brengen, maar dat twee kantoordagen op zichzelf niet automatisch leiden tot betere samenwerking of prestaties. Daarvoor is meer nodig dan aanwezigheid alleen.
Dat is misschien wel de belangrijkste nuance in de discussie over hybride werken.
Het gaat niet alleen om hoe vaak medewerkers naar kantoor komen.
Het gaat om de vraag:
Wie heeft elkaar wanneer nodig, voor welk werk en op welke plek?
Wanneer organisaties vanuit die vraag afspraken maken, wordt het kantoor meer dan een plek waar medewerkers verplicht een aantal uren moeten doorbrengen.
Dan wordt fysieke aanwezigheid een bewuste keuze die iets toevoegt aan samenwerking, ontwikkeling en verbinding.
De dinsdag-donderdagpiek laat zien dat hybride werken niet stopt bij het geven van keuzevrijheid.
Individuele keuzes beïnvloeden elkaar. Medewerkers willen naar kantoor wanneer collega's er zijn, waardoor dezelfde dagen steeds populairder worden. Wat voor één medewerker logisch is, kan voor de organisatie als geheel leiden tot volle kantoren, lege verdiepingen, files en onbenutte ruimte.
De oplossing ligt daarom waarschijnlijk niet in meer regels, maar in betere afstemming.
Organisaties die de drukte willen spreiden, kunnen beginnen met een aantal eenvoudige vragen:
De kameel van de week verdwijnt waarschijnlijk niet van de ene op de andere dag. Gedrag en gewoontes veranderen tijd.
Maar door niet alleen te kijken naar het aantal dagen dat medewerkers op kantoor werken, maar ook naar de manier waarop die aanwezigheid wordt georganiseerd, kunnen organisaties hybride werken beter laten aansluiten bij wat medewerkers én teams nodig hebben.
Want een goed gevuld kantoor is niet per definitie een succesvol kantoor.
De echte vraag is of de juiste mensen er op het juiste moment zijn.
L&D levert pas echt waarde op wanneer het gekoppeld is aan bedrijfsdoelen. In deze blog lees je hoe je leren vertaalt naar impact, prestaties en een...
Hoe houd je regie wanneer de werkdruk oploopt? Lees hoe autonomie, prioriteiten en goede samenwerking helpen om werkdruk duurzaam te beheersen.
Skill based learning haalt drempels weg: inzicht, structuur en persoonlijke leersuggesties maken leren weer toegankelijk en relevant.